Cele i korzyści dla uczestników warsztatów
• Zapoznanie się z fundamentami audytu procesów zakupowych.
• Określenie warunków przeprowadzenia efektywnego audytu.
• Zwrócenie uwagi na cykl: zapoznanie się ze stanem faktycznym, porównanie z zasadami, wnioski, plan
działania/interesariusze, weryfikacja wykonania planu.
• Zdefiniowanie przykładowych zagrożeń wynikających z nieuwzględniania wymogów zorganizowanego
procesu zakupowego – formalnych i praktycznych
Co to jest audyt procesu zakupowego?
– czy audyt to kontrola?
– jakie są rodzaje audytów
Powody decyzji prowadzenia audytu w organizacji w zakresie zakupu: jak wygląda proces, jego efektywność, rola poszczególnych funkcji w procesie zakupu. Czy reguły są znane uczestnikom procesu? Jak wygląda wykonanie tych reguł w praktyce?
Rodzaje procesów zakupowych
– zakupy niezbędne do produkcji
– zakupy usług
– zakupy w pośrednictwie
– zakupy uzupełniające
Rodzaje procesów zakupowych determinują zakres audytu. Inne wymogi pojawiają się w zależności od wagi jaką mają zakupy dla funkcjonowania firmy. Określenie zakresu audytu dla podstawowych rodzajów zakupów.
Audyt – zakres weryfikacji
– jak dobierani są partnerzy?
– kategoryzacja partnerów
– formalizacja współpracy – umowy
– jak wygląda proces negocjacyjny
Znajomość rynku dostawców oraz jak prowadzony jest biznes są kluczowe dla analizy poprawności formalnej (umowy, aktualizacje, itp.) relacji zakupowych. Ustalenie jak ten proces wygląda, jaka jest praktyczna realizacja. Czy wyniki są zbieżne z założeniami? Jakie są obszary do p o p r a w y ? Określenie ryzyka i programu naprawczego.
Audyt – zakres weryfikacji
– ćwiczenia: skąd wiemy co i ile należy kupić?
Ćwiczenia pokazujące jak powinny być określane potrzeby zakupowe, jakie podstawowe narzędzia są do dyspozycji w firmie – czy są one wykorzystywane?
Określanie ryzyk w procesie zakupowym
– ćwiczenia
Ćwiczenia pokazujące jak określać ryzyka konkretnego procesu zakupowego oraz jak mogą one wpływać na funkcjonowanie firmy.
Podsumowanie
Audyt – zakres weryfikacji
– jak wygląda organizacja zakupu?
– rola działu zakupu w firmie
Umocowanie organizacyjne i struktura organizacyjna działu zakupu powinna zapewniać optymalne warunki działania i realizacji zadań. Czy tak jest? Jak dział zakupu współpracuje z całą organizacją?
Audyt – zabezpieczenia
– prawne
– formalne
– praktyczne
Zabezpieczenia mają przyczyniać się do realizacji określonych celów oraz chronić firmę w trudnych sytuacjach. Fundamentem jest sformalizowanie, precyzyjne i jednoznaczne określenie obowiązków stron. Reguły kontraktowe.
Jak przeprowadzać audyt
– reguły ogólne
– z własnych doświadczeń
Celem audytu nie jest „znalezienie winnych” lecz potwierdzenie co jest prawidłowe, a co wymaga poprawy. Chodzi o bardziej obiektywny ogląd jakości organizacji w zakresie procesu zakupowego oraz podzielenie się doświadczeniami z innych organizacji i/lub rynków.
Audyt śledczy (forensic)
– przestępstwa w zakupie
Jakie są „standardowe” działania w zakupach, które narażają na straty? Jak można ich uniknąć, jak można je wykryć?
„Role playing”
– ćwiczenia
Odgrywanie ról audytora, kupca. Jak stworzyć efektywny plan działania po audycie zakupu?
