Kupowanie/zakupy to jedno z fundamentalnych działań prawie wszystkich firm. Kolokwialnie mówiąc, aby sprzedać trzeba najpierw kupić. Ile kosztują zakupy widać wyraźnie w rachunku wyników, szczególnie w kategorii kosztu produktów sprzedanych. W zależności od obszaru działania zakres zakupów różni się, lecz wykazuje on też pewne wspólne cechy takie jak: wybór dostawcy, sposób ustalenia współpracy (umowy, kontrakty), sposób ustalenia ceny, określenie warunków dostaw, wykonanie zamówienia oraz ostateczne rozliczenie. Dalsze pytanie czy są to zakupy powtarzalne (materiały, komponenty do produkcji wyrobu finalnego) czy też mające charakter sporadyczny. Już z powyższego widać, że trudno uznać kategorię zakupów za nieistotną. A więc w uproszczeniu mówiąc o procesie zakupowym, mówimy o pozycji na rynku, o pieniądzach, o stanie i przyszłości firmy.
Audyt procesów zakupowych jest jednym z najważniejszych w firmie. Chodzi w nim o weryfikację zgodności ze strategią, polityką zarządczą oraz ustalonymi procedurami. Na podstawie wyników audytu można sformułować wnioski do optymalizacji funkcjonowania firmy, określić działania naprawcze, a także ustrzec firmę przed działaniami szkodliwymi dla jej finansów. O tym będzie mowa w warsztatach.
Zasadniczym warunkiem powodzenia tak określonego audytu jest znajomość tematu, branży oraz sposobu zorganizowania procesów zakupowych w podobnych segmentach działalności. Inne bowiem wymogi obowiązują w produkcji, w usługach, w działaniu sektora prywatnego, inne w działaniu sektora publicznego.
W dobie rynku globalnego wykorzystanie szans oraz unikanie pułapek mają znaczenie fundamentalne. Nie da się także wykluczyć intencjonalnego działania o charakterze nawet przestępczym. Luki w procedurach, pomijanie pewnych, uznawanych za ograniczenia biurokratyczne, postępowań może narażać firmę na straty finansowe, utratę klientów, co gorsza konsekwencje prawne. W sukurs takim zagrożeniom przychodzą bieżące działania kontrolne oraz systemowe przeglądy procesów, czyli audyt.
Cele i korzyści dla uczestników warsztatów:
• Zapoznanie się z fundamentami audytu procesów zakupowych.
• Określenie warunków przeprowadzenia efektywnego audytu.
• Zwrócenie uwagi na cykl: zapoznanie się ze stanem faktycznym, porównanie z zasadami, wnioski, plan działania/interesariusze, weryfikacja wykonania planu.
• Zdefiniowanie przykładowych zagrożeń wynikających z nieuwzględniania wymogów zorganizowanego procesu zakupowego – formalnych i praktycznych.
Do kogo adresowany jest ten warsztat:
• Do zarządzających działalnością firmy.
• Do zarządzających zakupami na poziomie operacyjnym.
• Do współpracujących z działami zakupowymi.
Metodyka:
Wykłady, dyskusje i ćwiczenia mające na celu aktywny udział uczestników warsztatów.
