Audyt w procesach zakupowych

I dzień

Rozpoczęcie 9:00

9:30 – 10:30 co to jest audyt procesu zakupowego?

– czy audyt to kontrola?
– jakie są rodzaje audytów
Powody decyzji prowadzenia audytu w organizacji w zakresie zakupu: jak wygląda proces, jego efektywność, rola poszczególnych funkcji w procesie zakupu. Czy reguły są znane uczestnikom procesu? Jak wygląda wykonanie tych reguł w praktyce?

10:30 – 10:45 przerwa na kawę

10:45 – 11:45 rodzaje procesów zakupowych

– zakupy niezbędne do produkcji
– zakupy usług
– zakupy w pośrednictwie
– zakupy uzupełniające
Rodzaje procesów zakupowych determinują zakres audytu. Inne wymogi pojawiają się w zależności od wagi jaką mają zakupy dla funkcjonowania firmy. Określenie zakresu audytu dla podstawowych rodzajów zakupów.

11:45 – 12:00 przerwa na kawę

12:00 – 13:00 Audyt – zakres weryfikacji

– jak dobierani są partnerzy?
– kategoryzacja partnerów
– formalizacja współpracy – umowy
– jak wygląda proces negocjacyjny

Znajomość rynku dostawców oraz jak prowadzony jest biznes są kluczowe dla analizy poprawności formalnej (umowy, aktualizacje, itp.) relacji zakupowych. Ustalenie jak ten proces wygląda, jaka jest praktyczna realizacja. Czy wyniki są zbieżne z założeniami? Jakie są obszary do p o p r a w y ? Określenie ryzyka i programu naprawczego.

13:00 – 14:00 przerwa na lunch

14:00 – 15:00 audyt – zakres weryfikacji

– ćwiczenia: skąd wiemy co i ile należy kupić?

Ćwiczenia pokazujące jak powinny być określane potrzeby zakupowe, jakie podstawowe narzędzia są do dyspozycji w firmie – czy są one wykorzystywane?

15:00 – 15:15 przerwa na kawę

15:15 – 16:15 określanie ryzyk w procesie zakupowym

– ćwiczenia

Ćwiczenia pokazujące jak określać ryzyka konkretnego procesu zakupowego oraz jak mogą one wpływać na funkcjonowanie firmy.

16:25 – 17:00 podsumowanie

II dzień

rozpoczęcie 9:00

9:30 – 10:30 audyt – zakres weryfikacji

– jak wygląda organizacja zakupu?
– rola działu zakupu w firmie

Umocowanie organizacyjne i struktura organizacyjna działu zakupu powinna zapewniać optymalne warunki działania i realizacji zadań. Czy tak jest? Jak dział zakupu współpracuje z całą organizacją?

10:30 – 10:45 przerwa na kawę

10:45 – 11:45 audyt – zabezpieczenia

– prawne
– formalne
– praktyczne

Zabezpieczenia mają przyczyniać się do realizacji określonych celów oraz chronić firmę w trudnych sytuacjach. Fundamentem jest sformalizowanie, precyzyjne i jednoznaczne określenie obowiązków stron. Reguły kontraktowe.

11:45 – 12:00 przerwa na kawę

12:00 – 13:00 jak przeprowadzać audyt

– reguły ogólne
– z własnych doświadczeń

Celem audytu nie jest „znalezienie winnych” lecz potwierdzenie co jest prawidłowe, a co wymaga poprawy. Chodzi o bardziej obiektywny ogląd jakości organizacji w zakresie procesu zakupowego oraz podzielenie się doświadczeniami z innych organizacji i/lub rynków.

13:00 – 14:00 przerwa na lunch

14:00 – 15:00 audyt śledczy (forensic)

– przestępstwa w zakupie

Jakie są „standardowe” działania w zakupach, które narażają na straty? Jak można ich uniknąć, jak można je wykryć?

15:00 – 15:15 przerwa na kawę

15:15 – 16:15 „role playing”

– ćwiczenia

Odgrywanie ról audytora, kupca. Jak stworzyć efektywny plan działania po audycie zakupu?

16:15 – 16:25 przerwa na kawę

16:25 – 17:00 pytania/podsumowanie